ФОТ: сколько на самом деле стоит ваш сотрудник

Кейс: 50 000 на руки = 83 000 для бизнеса

Артём открыл небольшой интернет-магазин. Дела пошли — нужен менеджер по заказам. Нашёл Олю, договорились на 50 000 рублей на руки. Артём записал в расходы «ФОТ: 50 000» и пошёл дальше.

Через три месяца бухгалтер показал ему реальную цифру. Артём не поверил.

Давайте разберём, откуда берётся эта разница. Шаг за шагом, на цифрах 2026 года.

НДФЛ: что платит сотрудник (а удерживает работодатель)

Оля получает 50 000 на руки. Но это «чистая» зарплата — после вычета НДФЛ. Чтобы Оля получила 50 000, Артём должен начислить больше.

В 2026 году действует прогрессивная шкала НДФЛ. Для зарплат до 200 000 ₽ в месяц (2,4 млн в год) ставка — 13%. Это случай Оли.

НДФЛ формально платит сотрудник — это его налог. Но удерживает и перечисляет работодатель. Для бизнеса это означает: в бюджете нужно закладывать не 50 000, а 57 471 — именно столько уходит из кассы (на руки Оле + в налоговую).

Страховые взносы: что платит работодатель сверху

А вот это уже расход именно бизнеса. Страховые взносы платит работодатель сверх начисленной зарплаты. Сотрудник их не видит — ни в расчётном листке, ни на карте.

Общий тариф в 2026 году — 30% от начисленной зарплаты (до предельной базы 2 979 000 ₽/год). Плюс взносы на травматизм — от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса риска. Для офисного сотрудника — минимальные 0,2%.

Итого «зарплатные» расходы на Олю: 57 471 (начислено) + 17 356 (взносы) = 74 827 ₽. Оля видит 50 000 на карте, а бизнес тратит 74 827.

Но и это ещё не всё.

Скрытые расходы, которых нет в расчётном листке

Помимо зарплаты и взносов, каждый сотрудник генерирует расходы, которые в ФОТ формально не входят, но из бюджета вынимаются.

Полная стоимость сотрудника: собираем всё вместе

Вот полная таблица пересчёта для разных зарплат «на руки». Используйте как шпаргалку при планировании найма.

Множитель снижается с ростом зарплаты, потому что инфраструктурные расходы фиксированные (рабочее место стоит одинаково для любой зарплаты). Но диапазон x1,6 — x1,7 работает для большинства случаев в малом бизнесе.

Льготы для малого бизнеса: как платить меньше

Если ваша компания — субъект МСП (а это почти все ИП и ООО с выручкой до 2 млрд и штатом до 250 человек), с 2026 года действует пониженный тариф взносов.

Пересчитаем Олю с учётом льготы МСП.

При трёх сотрудниках с такой зарплатой — экономия ~91 000 ₽ в год. Это не гигантские суммы, но для малого бизнеса каждые 90 тысяч на счету.

Проверьте, входите ли вы в реестр МСП — это бесплатно на сайте ФНС. Если входите — льгота применяется автоматически.

Как это влияет на решения в бизнесе

Знание реальной стоимости сотрудника — это не бухгалтерская формальность. Это влияет на три ключевых решения.

Решение 1: нанимать или работать с подрядчиком

Менеджер за 50 000 на руки обходится в 84 000/мес = 1 008 000 ₽/год. Подрядчик (ИП или самозанятый) на те же задачи может стоить 60 000-70 000/мес без взносов и инфраструктуры — экономия 14 000-24 000/мес. Но подрядчик менее управляем, и ФНС следит за подменой трудовых отношений ГПХ. Решение зависит от задачи, но принимать его нужно на реальных цифрах, а не на «зарплате на руки».

Решение 2: какую цену ставить на услугу

Если ваш сотрудник оказывает услуги клиентам (мастер, консультант, дизайнер), его час стоит для бизнеса не «зарплата / часы», а полная стоимость / продуктивные часы. При зарплате 50 000 на руки, 168 рабочих часов и утилизации 70% (остальное — совещания, обучение, простой): 83 908 / (168 × 0,7) = 713 ₽/час. Если вы продаёте его час за 500 ₽ — вы в минусе.

Решение 3: сколько нужно продавать, чтобы окупить команду

Три сотрудника по 84 000 = 252 000 ₽/мес постоянных расходов только на ФОТ. При маржинальности 40% нужно 630 000 ₽ выручки только чтобы окупить команду. Не заработать — просто окупить. Это числитель в формуле точки безубыточности.

Посчитать свой ФОТ

Внесите зарплаты, постоянные расходы и выручку — P&L-калькулятор покажет, какую долю съедает ФОТ и сколько остаётся после всех расходов.